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HR Administrator

Lüneburg, Germany;

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H.B. Fuller is a leading global adhesives provider focusing on perfecting adhesives, sealants and other specialty chemicals across all industries throughout the world.  While our products are virtually invisible, they play a vital role in ensuring the quality of modern life and we are committed to connecting what matters to solve some of the world's biggest adhesion challenges.

HR Administrator (m/w/d)

ÜBERBLICK:
Der HR Administrator (m/w/d) ist der primäre administrative Ansprechpartner für ca. 450 Mitarbeiter und ca. 450 Rentner in Deutschland. 
Die Tätigkeit umfasst alle HR-bezogenen Verwaltungsaufgaben, einschließlich der vorbreitenden Gehaltsabrechnung, Pflege der HR-Datenbank und das Berichtswesen. Die Rolle unterstützt die HR Shared Service Organisation.

Hauptaufgaben: 


HR ADMINISTRATION:

  • Administrative Bearbeitung der Neueinstellungen und Austritte von Mitarbeitern, Pflege der Personalakten, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Mitarbeiterzeugnissen sowie Bescheinigungen und anderen Mitarbeiteranfragen 
  • Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat bei Standardverfahren wie Neueinstellungen, Versetzungen, Beförderungen etc., Vor- und Nachbereitung von Betriebsratsanhörungen
  • Verarbeitung von Sonderleistung basierend auf den Tarif- und Unternehmensvereinbarungen
  • Administrative Bearbeitung der Direktversicherungsverträge gemäß Tarifvertrag
  • Korrespondenz mit Sozialversicherungsträgern (Krankenkassen, Rentenversicherung, Arbeitsamt), Bearbeitung der Tagespost, Korrespondenz mit Mitarbeitern
  • Erstellung von verschiedenen Reports und HR Kennzahlen
  • Unterstützung bei Prüfungen durch externe Stellen (Lohnsteueraußenprüfung, etc.)

PRIMÄRER ADMINISTRATIVER ANSPRECHPARTNER FÜR RENTNER UND RENTENANGELEGENHEITEN in Deutschland

  • Bearbeitung von Rentenanfragen
  • Zusammenarbeit mit den externen Rentenanbietern und Lohnabrechnungspartnern, um eine ordnungsgemäße und rechtzeitige Rentenberechnung und -auszahlung sowie Erstellung von Versorgungsausgleichen sicherzustellen

KOORDINAITON DER GEHALTSABRECHNUNG mit unserem externen Lohnabrechnungspartner:

  • HR-Kontakt für den externen Abrechnungspartner
  • Regelmäßige Abstimmung zu allen Änderungen in der monatlichen Gehaltsabrechnung wie beispielsweise Neueintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Vertragsänderungen, Anpassung von persönlichen Daten, etc.

GEHALTSCONTROLLING:

  • Berechnung/Fehlerprüfung von jährlichen Gehaltsabrechnungsereignissen wie Leistungserhöhungen, Tarifänderungen, Aktienoptionen (LTIP, RSUs usw.), Bonuszahlungen, Erfindervergütungen und andere Boni sowie Koordination mit dem externen Abrechnungspartner

MINDESTANFORDERUNGEN

  • Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Industriekaufmann (m/w/d)
  • Zusätzliche HR-Zertifizierung/Qualifikation (z.B. „Personalfachkaufmann (IHK)“ m/w/d, „Personaldienstleistungskaufmann“ m/w/d)
  • Mindestens drei Jahre praktische Erfahrung in einer administrativen HR-Funktion
  • Fähigkeit und Bereitschaft zum selbstständigen Arbeiten
  • Gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache auf allen Niveaus
  • Hohes Maß an Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit 
  • Gute analytische Fähigkeiten sowie Zahlenverständnis
  • Gute Kenntnisse in MS Office (Word/ PowerPoint/ Outlook und insbesondere Excel)


BEVORZUGTE QUALIFIKATIONEN

  • Fünf Jahre Erfahrung in einer administrativen HR-Funktion
  • Erfahrung mit Tarifverträgen der chemischen Industrie
  • Kenntnisse in Workday und dem Lohnsystem P&I / LOGA sind von Vorteil

Weitere Informationen zu H.B. Fuller finden Sie auf: http://www.hbfuller.com/.

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We, at H.B. Fuller embrace a shared set of beliefs and competencies that direct the way we operate and express our fundamental principles about how we will achieve success. We strive to hire talent that demonstrates our beliefs and our competencies.

POSITION OVERVIEW

The HR Administrative I is the primary administrative contact for app. 450 employees located in Germany, plus app. 450 pensioners reporting to the HR Shared Service Manager / dotted line to the HR Business Partner in Germany. She / He is responsible for all HR related administration tasks, including payroll, HR database maintenance, and reporting. The role supports the HR Shared Service Organization.

PRIMARY DUTIES

  • HR ADMINISTRATION and support for the German entities:
    • Correspondence with Social Security Providers (health insurances, pension insurance, labor office), processing daily mail, correspondence with employees
    • Administering all new entries and all leavers, responsible for employee records, establishing working contracts and employee references
    • Cooperative collaboration with Works Council on standard procedures such as new employments, transfers, promotions etc., prepare and follow up on works council hearings, employment agreements, references, employee files, requests etc.
    • Administering Company Benefits based on Tariff and Company Agreement
    • Life Insurance (Direct Insurance/ Demographic based on Tariff Agreement) for eligible employees
    • Monitor temporary staff contracts
    • Maintain absence records and ensure that absences are managed in respect of internal policies and local regulations
  • PRIMARY ADMINISTRATIVE CONTACT FOR PENSIONERS in Germany:
    • Take care of calls, paperwork, correspondence, requests with pensioners
    • Work with external pension provider and payroll partners to ensure proper & timely pension calculation and payment
    • Initiate pension split on divorce cases, manage interface to payroll provider

  • PAYROLL COORDINATION with our external Payroll providers:
    • HR contact for the Payroll provider for the German entities
    • Coordination on regular information on all ongoing status changes, new entries, leavers, promotions, salary changes, contract changes on a monthly basis
  • SALARY CONTROLLING:
    • Calculation / error-checking of annual payroll events such as Merit Increases, Tariff Changes, Stock Options (LTIP, RSU’s etc), UPB, STIP, annual Allowances, Inventory Remuneration, Sales Incentives and other bonuses & monetary benefits, and coordination with payroll provider
    • Support annual salary budget set up
  • HR SHARED SERVICES
    • Support workday administration by Initiate new hires, terminations, transfers, promotions, demotions, non-periodic increases, one-time payments and leave status updates.  Design and run HBF Link reports based on ticket request data. Monitor HBF Link changes to ensure processes are completed appropriately.  Submit tickets to HCM as needed.
    • Offer Letters: Create offer letters
    • SAP: Perform requisition support as per the ticket request type

  • Internal stakeholder support for managers and HR Business Partners related to troubleshooting our HRIS, Workday Recruiting module. 

  •  Ensuring managers receive the support in opening and moving positions through the hiring process. 
  • Monitoring and answering questions on the recruiting process 
  • Running reports and preparation for leadership meetings

  • New Hire Support: prepare and send new hire documentation via cloud document provider.  Initiate pre-employment screening and monitor for completion.  Communicate concerns on results to HR Partners as they arise

  • Liaison on company policies, procedures and guidelines for employees.

MINIMUM REQUIREMENTS

  • 3 years’ apprenticeship degree in a business/office administrative function, preferably as Industrial Clerk
  • Additional HR certification /qualification (z.B “Personalfachkaufmann (IHK)” m/w/d, „Personaldienstleistungskaufmann“ m/w/d)
  • Minimum of three years practical experience in an administrative HR function
  • Experience, ability, and willingness to work independently with minimum supervision
  • Good communication skills in German and English language at all levels
  • Good analytical & problem-solving skills and numerical reasoning
  • Good knowledge of MS Office (Word/ Powerpoint / Outlook and especially Excel)

PREFERRED QUALIFICATIONS

  • Industrial clerk plus additional HR qualification or bachelor degree
  • Five years of experience in an administrative HR function
  • Experience with Tariff Agreements of Chemical Industry
  • Knowledge of Workday and payroll system P&I / LOGA is a plus

PHYSICAL ENVIRONMENT

  • Office
  • Primary Location: Lüneburg Facility
  • Travel impact up to 5 %

Contacts within and outside of the company

  • All employees and managers
  • Works council
  • Health and Safety Manager, Company Medical Service
  • Recruiters, temp agencies
  • Universities, colleges, schools (Recruiting)

For additional information on H.B. Fuller or to apply on-line go to:  http://www.hbfuller.com/

To all recruitment agencies:  H.B. Fuller does not accept agency resumes unless directly engaged by Human Resources.  Please do not forward any resumes to Human Resources or any employees.  H.B. Fuller is not responsible for any fees related to unsolicited resumes.

At H.B. Fuller, we are proud to be an Equal Opportunity Employer and are committed to providing all applicants and employees with equal employment opportunity. We subscribe to the Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) policy of employing and promoting individuals based on their merits, regardless of race, color, religion, sex, national origin, age, disability, veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, marital status, citizenship status, or any other protected classification.

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